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益年养老快讯:养老机构开业筹备工作指南

2017-11-04 10:07:15 益年养老官方网站 阅读


养老机构


众所周知,养老机构开业前的准备工作非常繁杂,要想实现完美的开业运营,必须处理好正式开业前千头万绪的工作。那么从哪些方面来理头绪?应该关注哪些重点工作?今天,为大家献上3张表格和7大注意事项,需要说明的是,这几张表格和所列的注意事项未必全部符合您养老机构的实际情况,仅供参考。


表1-工程系统开业倒计时检查表
序号检查项目具体内容是否完成(是√;否×;无此项—)
1土建项目墙体垒砌
2墙体、天棚粉刷
3地面找平层铺装
4窗户安装
5排风、排气、排烟管道改造
6强电管线敷设
7给、排水管道敷设
8大门建设
9增容变电站系统
10地暖换热站系统项目
11地暖管道铺设
12绿化绿化施工项目
13风雨走廊施工项目
14景观路建设
15消防项目消防管道敷设
16喷淋管道敷设
17烟感管线敷设
18报警系统管线敷设
19疏散灯与应急电源管线敷设
20弱电智能化及综合布线项目语音通信管线敷设
21视频线路敷设
22网络宽带管线敷设
23监控系统管线敷设
24巡更管线敷设
25门禁管线敷设
26中央广播线路敷设
27电子触摸屏管线敷设
28显示屏管线敷设
29光纤线路敷设
30供氧项目氧气管道敷设
31呼叫系统管线敷设
32层显及呼叫灯管线敷设
33中央空调新风管道敷设
34空调管道敷设
35空调基站系统
36空调风机安装
37电梯项目电源管线敷设
38通讯管线敷设
39对讲系统管线敷设
40轿厢整机和门机安装
41装修设计项目概念设计方案
42方案设计阶段
43施工图阶段
44平面分区总平面定位图
45功能室空间定位图
46装修施工项目样板间工程
47测量放线
48功能分区隔断施工
49天花吊筋制作安装
50强电改造敷设
51龙骨制作安装
52墙面各装饰造型制作安装
53墙\顶罩面板制作安装
54批刮腻子基层
55墙、地饰面砖铺贴
56固定家具及台面制作安装
57各饰面板制作安装
58油漆面层涂刷制作
59成品门制作安装
60踢脚板制作安装
61验收检修整改
62厨房餐厅厨房排烟系统设施施工
63厨具(中西餐、咖啡厅)
64餐桌、餐椅、桌布等
65安装项目消防系统安装项目
66弱电、智能化安装项目
67电梯安装调试项目
68灯具安装项目
69成品扶手安装项目
70五金件安装项目
71洁具安装项目
72电面板安装项目
73供氧安装项目
表2-管理制度开业倒计时检查表
序号检查项目具体内容是否完成(是√;否×;无此项—)
1行政工作制度院长查房制度
2行政值班制度
3人事管理制度
4员工培训制度
5财务工作制度
6捐赠物资管理制度
7服务满意度测评制度
8建议和投诉处理工作流程
9出入院工作制度老人入出院管理制度
10与服务对象、家属及相关方沟通制度(或流程)
11入住老人档案资料管理制度
12护理工作制度居室管理制度
13环境管理制度
14交接班制度
15消毒隔离制度
16等级护理制度
17各项护理操作流程
18分级护理流程
19老人外出进院管理制度
20老人财产保管制度
21医疗康复工作制度医疗保健工作制度
22健康档案书写制度
23医嘱(处方)制度
24药品管理制度
25传染病登记报告制度
26康复工作制度
27后勤工作制度菜谱制定要求
28厨房餐厅管理制度
29食品卫生制度
30物品管理制度
31设施设备维修保养制度
32采购制度
33洗衣房工作制度
34门卫工作制度
35其他规定民管会(伙委会)活动规定
36安全管理制度
37工作人员和住养老人花名册
38员工工作形象管理制度
39差错事故报告制度
40老年人文化娱乐活动管理制度
41服务质量管理制度
表3-装饰与设备设施开业倒计时检查表
序号检查项目具体内容是否完成(是√;否×;无此项—)
1办公用品固定资产的登记台账、编码、贴牌
2公用开关贴好标签,设备、配电箱、危险区域贴好警示标识和提示
3装饰项目窗帘
4拖把池
5盥洗盆
6大便器
7房门
8卫生间成品隔断
9衣柜、储存柜
10五金件(锁、合页、成品扶手、毛巾架、浴巾架、镜子、脸盆水龙头、淋浴花洒、拖把水龙头、角阀及软管)
11物品购买洗衣机
12电话机
13烘干机
14电视机
15各功能室的器械与器材
16床上用品的订制、丝印、窗帘的订制安装、,手工室、会议室桌布的订制
17办公用品的计划和购买
18护理部、理发室、洗衣房等低值易耗品的采购
19各文化娱乐室、活动室、足浴、按摩物品的采购
20老人房间晾衣架、扶手、三角架、挂钩,卫生清洁用具等物品
21环境创设门牌、标牌、指路牌、旗帜、宣传册、广告牌、警示标识、温馨提示
22房间物品、家具、床上用品等摆放整齐、规范,物品安放合理,室内、外无乱堆、乱摆现象,整洁、整齐,井然有序
23室内观赏花卉布置房间,突出健康、自然、和谐
24书法、字画、相框、个性化装饰品装饰房间,突出品味
25各功能活动室、办公室、餐厅、走廊、过道、广场、门庭等室内外场所,按功能、用途、区域、要求的不同进行环境创设
26证照办理民政局的相关手续
27入驻医疗机构的行医资格手续
28厨房、餐厅、超市的卫生许可证
29消防安全许可证
30银行开户、员工工资卡的办理
31社保局办理员工社保
32税务部门办理免税手续
33涉及环保、建设、国土等部门的手续的办理


开业筹备工作7大注意事项


一、土建及工程设备重点关注哪些问题


①检查防水处理是否严实、天面管道井与消防管连通接口是否有问题,伸缩缝隔音处理是否完成,卫生间防水处理是否严密,水渍净化处理系统是否符合客房和餐饮部客用;

②电量测算是否够负荷、发电机变压器及高低压配电房安装及防鼠、防水、防潮是否存在问题;

③中央空调系统的机房和水塔节能问题;

④电梯开关位和盘机位是否操作方便,高层建筑不能长期占用电梯,是否需要配备圆筒布草槽;

⑤消防管道是否渗漏,监控设备是否清晰,报警系统可否复位,烟感灵敏度不可太高,喷淋嘴是否被施工损坏,水带、水枪、灭火器及箱标记是否明确。消防试水建议在没铺地毯没贴墙纸没进家私之前进行,走火通道的防火门及隔离墙是否灵活,指示牌箭头及灯的插座位是否按标准安装;

⑥灯光音响系统调试后是否做好防尘措施,地下电缆、电脑系统(点歌点菜系统、客房软件系统、财务管理系统、考勤系统)、交换机、广播系统、会议系统、有线电视线路、手机信号测试、电话线路、宽带网络与超长放大器、内网连通是否正常;

⑦地下油库、管道煤气、热水锅炉房、电房安装后,是否已经确定安全措施和巡查制度……泳池设备设施和水循环系统及清洁池是否能正常使用;

⑧不要忽略对养老院假山、园林、浮雕、喷泉、仿真花木、停车场车库系统、水族观赏设备的保护,特别是有台风的地区,园林树木在没生根前,绝对不能只为了美观而提前撤掉支架;不要遗忘给员工配备娱乐设施,如网球场、台球设备、羽毛球设备、篮球场、上网场地等。上网是目前员工的需求,养老院配备“员工电子阅览室”,可以减少员工外出上网存在的不确定安全隐患;

⑨户外大型宣传广告及公路路牌,必须在养老院正式确立试业日期后再面市,因为养老院筹备开张日期一般都会因为工程问题一拖再拖,决不能给外界造成说话不算数的印象;

⑩安排养老院内部星评小组成员之一人,在筹备期间对照《饭店星级申请报告》进行逐项检查,填写养老院建筑结构和设计施工单位及设施设备来源等,并逐项检查配套设施是否符合要求,比如洗手间(厕纸架、浴缸扶手、烘干机插座、毛巾架、浴帘、挂式电话、地漏渗水)、残疾人洗手间〈扶手架、推车斜坡〉、在残疾人房测试推车用的洗手间可否转弯),很多养老院在施工时,大堂门口都忘记留残疾人通道,直到星评前才切开大理石重做,先不谈浪费的问题,这是严重缺乏服务意识问题。


二、如何加强对成品安全保护


养老院筹备期间,加强对成品的保护,显得十分重要,许多墙纸和门,在搬运家私过程中遭到碰坏,比如养老院的大理石和地毯铺好后,许多工程收口问题还没结束,大量施工人员和开荒员工及搬运家私的队伍都必须从上面踩过,晴天大量的泥沙和雨天大量的污泥,都随着脚进入到养老院内,还有部分玻璃和大理石台面及瓷器,遭致人为破坏,如果开荒期间不加强成品的安全保护,养老院将损失非常严重。

1.凡是大理石必须全部用纸皮或其他可保护的物品盖住,走道入口处必须放地毯头,预防泥沙进入地毯区,地毯上必须铺上薄膜,行人进入楼层,必须穿养老院准备好的拖鞋或者用胶口袋套住脚;

2.凡是家私、电脑、电视、床等包装及设备,没到安装的时候,决不可以开封,就算安装好后,也要用薄膜盖好,加以保护;

3.开荒搬运必须小心,预防对走道和门造成损坏,一律按编号对号入座。一般情况下,生产设备的厂家原来到养老院量尺寸,是按设计师的图纸来量的,所以他们是按图纸来编各部门房号的,而养老院在筹备过程中,各部门房号是根据经营来取名定做的,房号尾数没有4和7,所以实际房号与设计师的施工图纸是不同的,而员工熟悉的也是我们的新图纸.

所以,在进家私前,必须把设计师的图纸编号抄到养老院运作新图纸上来,便于搬沙发、茶几、床等,能够对号入座。如果合同上规定是厂家自己搬运,这会给我们减少很多麻烦。

4.加强对养老院钥匙的保管,养老院办公室和各工作间及各通道门的钥匙,施工单位完成施工后,必须统一由保安部造册保管,借出送还必须履行交接手续,以免筹备期间钥匙流失或遗失。


三、如何列采购物品清单


物品采购清单,分两部分走,一部分是开荒物品,要先到货;另一部分是经营配套物品,根据筹备进展到货。物品采购,必须遵循三大原则:

第一,可买可不买的,一律不买。客房可以按照《星级酒店客房用品质量与配备要求》进行。

第二,不积压现金,质量要有保证。过多地采购物品,积压到仓库,就是等于积压现金,这是违背管理宗旨的;对于质量,养老院决不能因为贪便宜,损坏后再重复采购,让投资人浪费更多的资金,这是不负责任的行为。

第三,到货日期合理。这要跟施工单位保持密切联系,只有等墙纸和地毯及大理石完工后,才能进家私设备,否则,家私来了后,没地方放,多搬动则损坏更严重。


四、如何实现表格单据设计及印刷品的合理性


表格和单据,在养老院管理过程中比较重要,这是养老院运作重要依据。但是,养老院管理越来越智能化,所以,单据和表格在设计和印刷方面,必须遵循三项原则。

1.简单明了为主

我们发现很多管理人员,喜欢把简单的事情复杂化。把单据和表格搞得很复杂,事实上有很多格子,永远都没人填,也根本用不着填,这样的表格不但浪费纸张,而且导致填表人看半天,严重影响工作效率;

2.可用可不用则不用

经营管理,以经营为主,把大量的时间经历花在营销上,采取一切手段拉客源,节约成本,开创效益,这是我们经营的目的,表格则是记录这个过程。所以,表格和单据,可用可不用的,可以不用,这样可以减少许多复杂的无用功。

3.保证够用就行

有许多人认为,我印刷的这些东西都是长期要用的,一次性多印刷些可节约成本,以后也好用。但是事实确是,很多家养老院仓库都积压有许多表格和单据,有的用量很少,也有许多是长期作废不用的,你不信马上检查一下你的仓库,一定存在这种现象。

问责任吗?可以,但是当事人不在了;就算有人在,回答也很简单:改版了。其实,现在印刷厂竞争几乎白热化,有什么价格做不到的呢?


五、怎样落实物品到位情况


物品到位必须注意三个问题,首先是货不对版问题,其二是延误问题,第三是数量不准的问题。

我们下完《物品采购清单》后,有的物品是需要打版的,有的是不需要打版的,在实际订货过程中,有可能存在说话人过多而供应商给错货的可能,也有可能供应商自己把货搞错了,更有甚者是供应商自作主张想蒙混过关问题,还有供应商抓住合同“货到付款”的规定,要求养老院仓库验收员先把拉来的几车客床在车上点完数,签完字付完款后才给卸车,这些都是经验

每一个可能出现的问题,都会影响到养老院的筹备进度,因此,时时追踪物品到位情况,保证给我方留点时间,显得非常重要,只有物品摸在手上,摆到现场后,才能算数,筹备过程中什么样的变数都有可能发生,谨慎稳重果断是筹备的有效手段。

这里忘了一个问题,执行人的问题,这么多物品,不可能全部由总办来跟,所以,验收基本上是交给养老院的仓库来实现。总办审核修改了各部门的《物品采购清单》后,然后开始审核样板和价格。

当合同签署后,总办就把到货日期和联系方式给部门跟进,总办开始忙其他筹备工作,部门下单人和养老院仓库,要开始关注物品在规定的时间内的到货情况。如果出现货不对版、数量差错、需要补货等情况,则总办立即跟进。


六、怎样办理证照


说实话,养老院开业需要办理的证照很多,目前最基本的证照就不少于10项,而且国家对养老院的管理越来越规范,以后可能还更多,如果等到把全部证件办下来才开业,不知道要等多久。所以,养老院办理证照肯定是有窍门的,首先我们来分析一下养老院需要办理哪些证照:

①消防审批证、②环保审批证、③工商登记证、④税务登记证、⑤卫生许可证、⑥文化项目经营许可证(歌舞厅)、⑦特种行业经营审批证、⑧企业代码证、⑨银行开户、⑩卫星电视转播;

还有物价审核、工资核定等,从业人员要有健康证、旅游局行业管理登记证等等……涉及的部门有:消防、环保、卫生、工商、公安、治安、税务、技术监督局、银行、城管、劳动部门(用工、工资审核)、文广新(文化广播新闻局)等等。

当然,这些部门你可以不去找他,但他一定会来找你,当他来找你的时候,问题可就来了。比如消防,必须改造,整改是唯一选项,没有哪个领导愿意为了你的批文把自己的饭碗丢掉。

其实,养老院办理证照的诀窍就是:主动出击,施工阶段想办法请他们先参与,请他们审图纸给建议,让他们告诉我们怎么做。


七、养老院试营业必做哪些功课


养老院开业前一周,是最忙、最容易出现问题的时候,很多问题都会显露出来,为了预防打乱仗、扯皮和其他突发事件的发生,确保养老院的顺利试业,必须采取以下措施:

连夜讨论养老院各部门《应急方案》要求采用问答式“出现问题怎么办?”;

规定各部门管理人员忍字当头不要因急躁而过多指责下属;

审核《养老院开业庆典程序》及落实嘉宾名单;

落实酒会出品及宴会菜式;

检查各营业部门物品摆放标准预防无用功返工;

检查各营业位置的配套设施设备与实际运作是否有相抵触;

落实可能遗忘的外围垃圾收购及处理等问题;

检查各营业部门学习并熟悉电箱开关操作的落实情况;

检查使用电脑操作的营业部门是否备有手工应急表格;

开始冲洗停车场并清扫后台区域及其它公共区域;

发放员工制服检查特码服装到位情况;

召开全养老院试业前《员工总动员誓师大会》;

实地演习开始全面进入模拟营业状态;

全面检查并总结营业状态存在的问题;

宣布工作重点转移到养老院正常营业时间;

分发开业当日《各部人员任务分配一览表》;

试业前一日模拟彩排庆典现场;

养老院当日庆典后正式营业。

养老机构的筹备,不是盖房、招人、买东西这么简单,而是要让一个固体的庞然大物活起来,让大楼里面活动的小社会繁荣起来,出现欣欣向荣的景象,给社会创造出更多的价值。



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