益年养老| 养老机构开业筹备流程与细节工作盘点

2018-04-13 09:10:12 admin 4778


养老机构


养老机构开业前的筹备工作是否能够完善、细致、到位,对养老机构是否能成功开业将起到决定性的作用,同时也直接影响到养老机构开业后的日常运作。今天,我们给大家分享养老机构筹备阶段必做的13类76项细节工作,涉及的工作非常详细,供大家参考。


一、落实组织架构及编制预算计划


作为养老机构负责人,首先是确定落实养老机构组织匡架,这是经后筹备养老机构美好蓝图的基础,落实人员编制,才能实施招工计划,才能预测每个部门,每个工种所需人务情况及劳动费用支出情况和员工食宿按排情况,人员编制的制定,原则上要按既不浪费人力资源,又不影响经营动作的原则进行,保证养老机构的顺利开业并使管理走上正规化。具体分为三大部分:

1.落实养老机构组织架构

2.落实人员编制及各岗位工资制定和工资总预算(用表格表示,筹备期间工资按级别分别发100%、70%、50%,表格略)

3.落实筹备期间人员分工(用分工一览表表示,表格略)


二、落实人员招聘计划


落实人员招聘计划时,首先要制定:

4.各级管理人员及员工的待遇、福利;面向社会招工和面向学校招工的人员比例;招工时间、招工地点、招工程序、招工方法、广告途径

5.初试时间、复试时间、入职时间、接待安排、欢迎广告

6.员工入场须知(入职工作制服押金、水电、卫生、打卡制度(打卡或刷卡)、用餐时间、违规违纪行为、管理人员签名模式)等准备工作


三、落实员工宿舍及员工用餐计划


兵马未动粮草先行,安居员工就会乐业。许多养老机构因为住房和生活条件差而导致员工纷纷跳槽;而有的养老机构工资虽然不高但食宿条件较好,员工往往愿意留下。所以,在养老机构进入招工前,必须全面规划好员工宿舍:

7.床、水、电、台椅、杯柜、空调(规定电费)、来客接待房、员工餐厅的厨具、用品、餐桌、员工饮用水(热水器)、水壶、仪容仪表镜

8.洗手间(员工宿舍内)、冲凉房、洗衣房、员工宿舍窗帘、晾衣绳、毛巾架

9.企业文化标语、公告栏、员工入住清洁用的扫把、拖把、垃圾桶、大垃圾袋等均要及时到位,让员工工作生活舒心,才能为老人做好服务


四、落实各类制度


管理养老机构要象管理一座城市一样来管理,除了宪法(员工手册)外,必须要有各种辅助性规章(规章制度),还要有各单位的具体业务规范(岗位职责、工作程序),管理好的养老机构,全部都是做到有法可依,有法必依,执法必严,违法必纠,同时还要搞好民主管理。

一家养老机构的成功,确实不容易。所以,养老机构部门高层管理人员入职后,首先每个部门必须完善本部门的岗位职责、工作程序、规章制度、培训计划,统一交总办审核,越细越好,如:

10.市场营销与接待部:岗位职责、规章制度、培训计划、目标市场任务

11.护理照料部:岗位职责、工作程序、规章制度、培训计划

12.餐饮部:岗位职责、工作程序、规章制度、培训计划

13.文化娱乐部:岗位职责、工作程序、规章制度、培训计划

14.医疗康复部:岗位职责、工作程序、规章制度、培训计划

15.人力资源部:岗位职责、工作程序、规章制度、培训计划

16.工程维修部:岗位职责、工作程序、规章制度、培训计划

17.财务部:岗位职责、工作程序、规章制度、培训计划

18.保安部:岗位职责、工作程序、规章制度、培训计划

19.督察部:岗位职责、规章制度

20.总办筹备工作总倒倒计时时间表;各部门筹备工作倒计时时间表


五、落实各类证照手续


21.营业执照

22.养老机构设立许可证

23.医疗机构执业许可证

24.社会信用代码登记证书(针对民非机构)

25.环保排污批准证书

26.消防验收许可证

27.文化许可证

28.卫生许可证

29.食品许可证

30.从业人员健康许可证

31.特种行业许可证(公安局消防卫生验收合格,配备与规模和适应的保安人员、服务人员、卫生管理措施和规章制度由公安部门给予指导协调)

32.单位银行结算账户管理申请书

33.个人所得税代扣代缴税款登记表

34.税务登记表(国税,地税)

35.免税资格认定手续(针对民非机构)

36.水电气暖办理手续

以上证照材料根据养老机构经营性质、经营项目类别、各地区政策法规差异而有所不同,具体可以向相关部门咨询了解


六、落实物品清单


在物品采购前,首先要列出物品采购清单,按部门列明细,如布草类、餐具类、办公用品类、工程用品类、日杂类、厨具类、家电设备类、家具类、养老机构管理系统、灭火器、防毒面具、员工制服、鞋(保安训练鞋和升旗鞋、员工鞋)等,并列出每一项品名及数量,通过进一步核对后落实全养老机构物品采购清单,同时还要计划涉及到其他配套方面。

37.工程设备:发电机、变压器、高低压配电房、中央空调系统、电梯、云梯、消防系统、电缆线、玻璃、钢材、石材、管道煤气、脚手架等

38.厨房设备:冷柜、炉具、抽油烟机、烘烤设备、蒸箱、燃气具、消毒柜、搅拌机、洗碗机、热水器、层架、生鲜装养设备、其它厨房设备等

39.家私设备:桌子、台椅、沙发茶几、床、电视柜、床头柜、餐桌餐椅、其他家私等

40.灯饰设备:吊灯、壁灯、筒等、射灯、落地灯、台灯、床头灯、水晶灯、探照灯、感应灯、应急照明灯、指示灯、霓虹灯、灯带艺术灯饰、其他灯饰、

41.卫浴设备:浴缸、淋浴设备、坐便器、老人洗浴凳、洗浴床、卫浴扶手、洗脸盆、浴室配件、其他卫浴设备等

42.智能设备:监控设备报警设备、广播系统、有线电视、宽带]网、餐饮点菜系统、财务管理系统、考勤系统、交换机系统、子母机、对将机、床头控制板、保险箱、数码相机、电脑设备、其它智能产品等

43.电器设备:分体空调、投影幻灯、电冰箱、电视、电话、传真、扫描、打印机、其他电器等

44.洗衣房设备:全自水动洗机、干洗机、烘干机、其它洗涤设备等

45.餐饮部用品:餐具、不锈钢制品、器皿、送餐车、筷子、自助餐设备、其他餐饮用品等

46.布草类用品:窗帘、老人居室布草(床单、被套、枕套、床裙/床尾巾、床罩、靠垫、保护垫)、餐饮布草(台布、台裙、桌垫)、养老机构员工制服、被褥/枕心、其它纺织品等

47.清洁用品:吸水吸尘机、地毯抽洗机、洗地机、榨水车、电梯地毯;面蜡、底蜡、擦亮剂、清洁剂、除垢剂、洗手液、消毒液、洁厕剂、金属清洁剂、办公家具清洁剂、厨房清洁剂地面清洁剂、外墙清洁剂、石材护理清洁剂、空气净化;自动擦鞋机、喷香机等

48.康体用品:健身器材、康复器材、网球设备、台球设备、羽毛球设备、游泳池设备、其他康乐用品等

49.文化娱乐用品:乐器、舞台灯光音响、麦/麦套、文房四宝、报刊杂志书籍、宗教用品、手工制作用品等


七、落实工程具体操作位置


在施工过程中,必须认真落实具体操作位置,以便在以后的营业过程中各个操作位置都很顺手,不再出现大的改动。具体应该落实:

37.认真检查整个养老机构用电量、A与B盘配电柜的负荷、消防、水路(水棒)、水塔、电路、空调(机房、水塔)电梯(开关位、盘机位)走火通道(放火门、指示灯牌位插座位)、变压器容量、高低压配电房(防老鼠和防水潮湿)、电缆线等是否偷工减料,是否按规定施工,是否会影响到日后的正常营业等

38.认真检查煤气管道、土建防水处理、消防管与天面管道井(伸缩逢)连通接口是否连好;水渍的净化处理系统(客房、餐饮部直接放水烧客用)、热水锅炉房(油棒)、消防(管道、监控系统停车场位置、消防报警、烟感、喷淋、水带、水枪灭火器及箱)等是否符合要求

39.有线电视接口与走线(按放大器)、养老机构广播系统、茶水间(来去水道、洗手盆位置、抽风、回风口、洗手盆、应急灯插座、热水器)

40.洗手间(扶手、毛巾架、浴帘、紧急呼叫电话、防滑地砖、隔水地漏、门窗)、办公室物品配备、网线、各通道位置、操作间、老人居室、楼层消毒间公共洗手间、楼层布草间、员工宿舍带洗手间等位置和具体设备设施的落实

41.餐厅(电视、台、凳、不锈钢盆、碗、调羹、筷子、消毒柜、自助餐台、桌、饭堂厨具)、仓库、车场、养老机构杀虫灭鼠、出租场地等配套问题的跟进

42.油画石墙画类、各种盆花类摆放位置(数量)、量好各库房货架、吊柜(锁)、厨房设备摆放、厨房明渠、厨房抽油烟机、厨房抽风(吹风口)、厨房水位(热水器、试炉要煤气房与厨具方一起)、煤气房下面通风与(液化、汽化问题)

43.养老机构管理系统、电话系统、监控系统与监控室(监控、消防、公用广播)预留好便于使用的位置、接口

以上都是我们筹备过程中应该及时跟进的工程问题


八、落实营销物料设计与制作、广告投放渠道


57.广告材料类:展架、POP海报、地贴广告、条幅汽球、拱门、灯布喷绘、横额、易拉宝、水牌、广告旗、三角旗——主要用于现场宣传使用

58.印刷类:海报、A4宣传页、宣传小册、口袋书——张贴、派发使用

59.广告小礼品:环保袋、广告伞、杯子——赠品使用


九、落实各类单据制作印刷


养老机构尤其是医养结合型养老机构单据种类繁多,各部门第一负责人到位后,马上制作所用单据,对接平面设计师看看单据设计是否合理,并逐一跟进,联系相关印刷商及时印刷。

60.财务类表单,包括报销单、月收支报表、各类收据、各类支出单据等

61.行政人事类表单,包括员工明细表、外出登记表、请假条、出差申请单、用章申请单、处罚通知单、奖励通知单、值班检查表、卫生检查表、突发事件紧急预案记录表、打接电话记录表、外来客人登记表、物品领用记录表、交费明细表等

62.采购类表单,包括采购申请表、物品入库登记表等

63.护理服务类表单,包括老人入住评估表、老人入住登记表、老人护理个案记录、床头交接记录表、护理员交接班记录表、老人___月进退安息表、日常护理记录、入住老人联系薄、老人服药明细表、老人一周食谱、新入住老人物品登记表、卧床老人翻身记录卡、注射胰岛素记录表、解决老人矛盾问题记录表

64.后勤维护类表单,包括开水炉、洗衣机维修记录表,房间水、电、热水器等全部维修记录表,电工工作时间记录表,配电室线路检查记录表,中央空调运转保养检查表等


十、落实各类导视标牌、文化展板制作安装


65.室内导视标牌,包括门牌、大堂导视牌、电梯导视牌、房间指示牌、楼层索引牌

66.室外导视牌,包括楼房指示牌、警示牌、提醒牌

67.企业文化展板,包括各类文化展板、雕刻字、各功能室规章制度上墙等


十一、落实制度和收费标准


68.制度完成情况:培训计划、培训资料、工作程序、管理制度、开各部门问题协调会、交并讨论各部门收费情况、讨论员工工资定编和调档问题、采购程序等

69.收费定价标准,包括收费标准、折扣优惠方案、促销方案等


十二、落实物品到位


70.在养老机构开业前期,各部门所须用的物品如果还没有到位,总办就应该召开一次协调会,综合一下物品清单,然后分配到各个采购的头上去,规定日期到货。


十三、开业前的准备工作


71.召开员工总动员表彰大会

72.实地演习开始,全面进入正常营业状态

73.最后一次检查位置、配套设施设备与实际动作是否有相抵触的地方

74.落实邀请嘉宾名单

75.开业庆典物品清单和当日程序等

76.召开管理人员开业当日工作任务分配会议,发任务分配一览表


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